電子取引データの検索要件とは？

そうした決まりがあるわけではありません。専用システムを使わない場合の簡易な方法として示されているもので、取引年月日・金額・取引先で検索できる状態であれば別の方法でも構いません。

「3項目で検索できること」が実際に求めているもの。

求められているのは3つの項目

電子取引データを保存する際には、あとから探し出せることが求められます。その基準として示されているのが、次の3項目での検索です。

さらに、日付や金額については範囲を指定した検索（例：4月1日から4月30日まで、5万円以上10万円以下）、そして2つ以上の項目を組み合わせた検索（例：取引先Aとの4月の取引）ができることも求められます。単に文字列で探せる、というだけでは足りない点がポイントです。

国税庁は、専用のシステムを持たない場合の簡易な方法として、ファイル名を「20260401_50000_株式会社ビークロス」のように日付_金額_取引先の形式で付け、表計算ソフトで索引簿を作る方法を示しています。少量であればこの方法でも対応できます。

ただし件数が増えてくると、次のような負担が現実的な問題になります。

検索の要件は「ファイル名をこう付けなさい」と決めているわけではありません。 3項目で検索できる状態になっていればよいので、データベースで日付・金額・取引先を項目として持っているシステムであれば、ファイル名を工夫しなくても要件を満たせます。

検索できることに加えて、税務調査などの際にその場で画面に表示し、書面に出力できる状態であることも求められます。保管場所がクラウドであっても、必要なときに速やかに提示できるのであれば問題にはなりません。

なお、売上規模などの条件によって検索要件が緩和される場合があります。自社がその対象になるかどうかは、顧問税理士にご確認ください。

そうした決まりがあるわけではありません。これは専用システムを使わない場合の簡易な方法として示されているもので、取引年月日・金額・取引先で検索できる状態であれば、別の方法でも構いません。

保存場所そのものが制限されているわけではなく、必要なときに速やかに画面表示・書面出力できることが求められます。

レシートや領収書をスマートフォンで撮影すると、日付・金額・取引先・税率をOCRが自動で読み取り、そのまま経費精算の申請になります。電子取引データは後から書き換えできない設定のクラウドストレージに10年間保存し、取引年月日・金額・取引先で検索できます。レシート・経費精算の詳細／勤怠管理の詳細

本記事は制度の一般的な考え方を分かりやすく整理したものです。実際の運用にあたっては、国税庁の電子帳簿保存法に関する情報をご確認いただくか、顧問税理士にご相談ください。税制は改正されることがあります。