経費精算を電子化する手順

全部を一度に変えようとすると、たいてい止まります。

紙の経費精算で時間が消えている場所

経費精算の負担は、経理担当者だけのものではありません。実際には次のように、複数の場所に少しずつ分散しています。

電子化の効果が出やすいのは、この中で「1件ずつ入力する」ところです。ここは件数に比例して時間がかかるうえ、転記ミスも起きます。

まず、自社に入ってくる証憑を「紙で受け取るもの」と「電子で受け取るもの」に分けます。電子で受け取るものは電子のまま保存する必要があるため、こちらの整理が先です。レシート・領収書の電子保存とは？で区分を説明しています。

撮影した画像から日付・金額・取引先を自動で読み取れるようにすると、入力作業そのものが不要になります。申請する人がその場で撮影して申請できれば、月末にまとめて処理する必要もなくなります。

承認者が画像と内容をその場で確認して承認できるようになると、紙を持ち回る必要がなくなります。誰の申請がどの段階で止まっているかが見えるようになるのも、この段階の効果です。

最後に、保存したデータが要件を満たしているかを確認します。具体的には、あとから書き換えられない状態になっていること、そして取引年月日・金額・取引先で検索できることです（検索要件について）。

部署や経費の種類を限定して始め、運用が固まってから広げる進め方もできます。機能単位で契約できるサービスであれば、小さく始めることもしやすくなります。

申請する側から見て、台紙に貼る作業がスマートフォンでの撮影に置き換わるかどうかが分かれ目になります。申請の手間が実際に減る形にできるかを基準に検討されることをおすすめします。

レシートや領収書をスマートフォンで撮影すると、日付・金額・取引先・税率をOCRが自動で読み取り、そのまま経費精算の申請になります。電子取引データは後から書き換えできない設定のクラウドストレージに10年間保存し、取引年月日・金額・取引先で検索できます。レシート・経費精算の詳細／勤怠管理の詳細

本記事は制度の一般的な考え方を分かりやすく整理したものです。実際の運用にあたっては、国税庁の電子帳簿保存法に関する情報をご確認いただくか、顧問税理士にご相談ください。税制は改正されることがあります。